Categories
Guides

Comment mettre en place le télétravail en entreprise ? (Risques et Avantages)

Vous vous demandez si le télétravail est un modèle viable pour votre entreprise ?

Vous souhaitez mettre en place le télétravail au sein de votre entreprise et vous vous demander quels sont les pièges à éviter ?

Vous avez testé l’expérience du télétravail pendant l’épidémie de Coronavirus (2020) et vous souhaitez prolonger l’expérience ?

A la création de Waldo, je travaillais depuis ma chambre étudiante à Charenton-Le-Pont. Mon associé, Alexis, vivait à Lyon. Nous n’avions pas l’expérience du confinement, mais nous souhaitions travailler ensemble. Nous expérimentons le télétravail depuis 2 ans.

Le premier business model – Charenton-Le-Pont

Dans cet article, je vais vous donner un avis sincère sur le télétravail et vous partager les méthodes que nous avons mises en place.

Sommaire :

  1. Pourquoi s’organiser en télétravail ?
  2. Comment collaborer à distance ? (+ outils)
  3. Les systèmes hybrides : bureau + quelques salariés en télétravail. (Important si vous souhaitez instaurez le télétravail au-delà du confinement)
  4. Conclusion : les 6 points clés à retenir.

Pourquoi choisir le télétravail ?

Dans cette partie, j’aborde le télétravail comme mode de fonctionnement à long terme. Si vous recherchez des outils pour permettre à une partie de l’équipe de travailler à distance pour une période limitée, les parties suivantes vous seront plus utiles.

La liberté

Saviez-vous qu’il existe en France des communautés de personnes qui vivent en pleine autonomie ?

Par autonomie, j’entends : produire sa nourriture, produire son énergie et s’approvisionner en eau sans être raccordé au réseau de distribution.

Personnellement, je ne suis pas intéressé, mais j’avoue trouver ça fascinant. Quelle liberté !

Le télétravail est aussi un mode de vie différent. Ce n’est pas le même degré de liberté. Néanmoins, vous pouvez choisir le matin de prendre le métro, la voiture ou non. Vous avez le choix.

Télétravail-pause-vincentkjoly
Pause midi – Juillet 2019 – Domency

Cependant, le télétravail n’est pas apprécié par tout le monde. La principale raison : il faut aimer être seul.

  • Environ 20% sombrent dans la solitude (Source). Les espaces de coworking ne les sauveront pas. Les espaces partagés ne simulent pas l’effervescence d’une entreprise. Les coworkers ne sont pas des collègues. Vous pouvez être entouré et vous sentir extrêmement seul.
  • Certains ne savent pas s’arrêter (~22%). Ces personnes s’ennuient, ne savent pas s’occuper autrement. Ne pas savoir s’arrêter, ne signifie pas être efficace. Bien au contraire. Les plus efficaces en télétravail sont ceux qui jouissent de la liberté, qui se battent pour continuer à en profiter.

La productivité

J’ai lu une étude, parmi tant d’autres, sur la productivité en télétravail : “77% se disent plus productifs en télétravail” (Source) Je trouve la question intéressante. Sommes-nous vraiment plus productif à distance ? Si oui, sommes-nous vraiment fait pour travailler ensemble ?

Je ne crois pas qu’on puisse affirmer que le télétravail permette d’augmenter la productivité, de manière générale.

Certains salariés vont préférer le télétravail et vont vouloir conserver cette option pour continuer de voyager ou de voir leurs enfants grandir. Néanmoins, ce n’est pas parce que certains salariés sont individuellement plus productifs (quand ça se passe bien), que l’entreprise est plus productive à l’échelle globale.

Une entreprise est un jeu collectif comme le football. Pour marquer, vous avez besoin de tout le monde. Le télétravail autorise chaque joueur à s’entrainer où il souhaite. Certains s’entraineront encore plus dur pour conserver ce droit. Cependant, pensez-vous que l’équipe sera meilleure sur le terrain ?

Le résultat ne sera peut-être pas mauvais, mais certainement moins bon. La perte en cohésion et en communication n’est pas à négliger.

Le prix de la liberté : mon opinion sur le télétravail

“Sans sacrifice point de liberté; et qui tient a la liberté pour beaucoup doit tenir le reste pour bien peu.”

Sénèque

Le télétravail crée un déficit dans la communication et par conséquent dans la cohésion d’équipe. Pour les positions individualistes, cela a peu d’impact. Par exemple : un commercial peut atteindre ses objectifs seul, sans soucis. Cependant, quand chacun dépend l’un de l’autre, cela a un impact non négligeable.

Les outils de communication actuels émulent une situation de face à face, une conversation. Mais, ils ne sont pas encore à la hauteur. La communication interne sera dégradée. Écrire, planifier une vidéoconférence, appeler un collaborateur, ce n’est pas parler. Cela demande un effort, que nous ne sommes pas toujours prêt à fournir (par paresse ou par peur de déranger).

De même, la cohésion d’équipe est diminuée, malgré un séminaire annuel. En entreprise, nous travaillons et vivons avec vos collègues : nous mangeons, prenons nos pauses ensembles, partageons parfois une partie du trajet… Certains collègues deviennent des amis. En télétravail, vous pouvez échanger par Slack pendant 6 mois et ne jamais vraiment connaitre la personne.

Le télétravail n’est pas une question d’outils. Les outils ne permettent pas de palier, à 100%, la perte générée par la distance. On prend souvent pour exemple Buffer, WordPress, Zappier et autres startups populaires en télétravail. J’adore aussi ces modèles ! Cependant, rien ne nous dit qu’ils ne seraient pas plus productifs avec un modèle traditionnel : basée dans la Silicon Valley, aux côtés d’Apple, Google et Facebook.

Le télétravail est une culture d’entreprise singulière qui repose sur la liberté. Chaque collaborateur, chaque membre de l’équipe doit valoriser cette liberté. Elle sera le moteur nécessaire aux efforts que demande le télétravail. En tant que dirigeant, à mon sens, il s’agit d’un compromis : vous perdez en performance, pour un mode de vie plus libre.

Petite pause entre deux présentations – Santa Maria Di Lugana – 2019

Valorisez cette liberté et recherchez des personnes qui valorisent cette liberté. Si la liberté est la pierre angulaire de votre organisation, alors vous allez vous amuser !

Comment collaborer à distance ?

1/ Centraliser l’information.

Le télétravail ne peut fonctionner sans autonomie.

Certaines personnes sont plus autonomes que d’autres. C’est un facteur à prendre en compte lors du recrutement. Les projets personnels sont de bons indicateurs.

Pour être autonome, les collaborateurs doivent pouvoir prendre des décisions.

Prendre des décisions demandent d’abord d’avoir confiance en son jugement. Il faut se sentir impliqué, écouté et capable de décider.

Cependant, prendre des décisions demande aussi d’avoir suffisamment de contexte sur la situation. Lorsqu’une partie de l’équipe ou sa totalité est en télétravail, il est de la responsabilité de tous de permettre à chacun d’avoir le contexte nécessaire pour avancer.

Pour cela, il faut rendre l’information accessible depuis n’importe où et à n’importe quel moment. Il ne sera pas possible de demander à son voisin de bureau ce qu’il s’est dit à la réunion.

Cela signifie : centraliser l’information, communiquer le plus souvent à l’écrit, faire des résumés de chaque réunion, enregistrer si besoin les vidéoconférences.

Je vous recommande de créer un journal : une communication régulière, long format, sur lequel tout le monde peut se reposer.

Par exemple : WordPress publie un article de blog à destination de ses collaborateurs chaque semaine. Chez Waldo, nous avons un channel Slack dédié. Nous remplissions le journal après chaque réunion.

Autre option : certaines entreprises utilisent un tableau de bord avec des outils comme Trello ou Basecamp.

⚠️ Il ne s’agit pas de faire de la gestion de projet, mais d’avoir, à tout moment, une photographie globale l’entreprise pour palier à un déficit de communication.

L’outil compte peu, l’objectif : avoir une base commune, accessible à tous, mise à jour régulièrement avec les annonces importantes, les directives, les objectifs, les nouveautés. Un nouvel employé doit pouvoir comprendre les enjeux à venir.

2/ Investir dans la communication

Le télétravail est devenu possible grâce aux nouveaux outils de communication : internet haut-débit, 4G, messagerie instantanée, microphone et caméra.

Tous les collaborateurs doivent avoir une connexion haut-débit et un internet mobile 4G. Ce service doit être fourni par l’entreprise car nécessaire à son bon fonctionnement.
Note : Il est bon aussi de prévoir une poche budgétaire par salarié pour que chacun puisse travailler dans de bonnes conditions ou adhérer à un coworking. (~300€/mois/salarié)

Une messagerie instantanée est utile pour communiquer plus efficacement. Elle permet de débrider la conversation par rapport aux emails. Bénéfices : communiquer plus facilement et plus souvent.

Outils possibles :

Enfin, si vous faites régulièrement des vidéoconférences, vous pouvez utiliser Zoom ou Whereby. De plus, n’hésitez pas à investir dans un bon microphone et une bonne webcam. Un bruit de fond parasite ou une mauvaise qualité audio est fatiguant. Devoir se répéter sans cesse est énervant pour tout le monde. Demander à tous les collaborateurs de désactiver son micro est le meilleur moyen de se sentir seul lors d’une réunion.

3/ Se mettre d’accord sur l’organisation.

Le télétravail permet plus de liberté. Le problème de la liberté : la liberté…

Quand la liberté devient un problème : il faut fixer des lois, des règles communes. Les règles permettent de collaborer. Elles permettent d’anticiper et de s’organiser.

Une entreprise en télétravail sans règle revient à vouloir conduire sans code de la route.

Certains pourraient décider de changer de fuseau horaire toutes les semaines. D’autres de travailler de 17h à minuit. Ce n’est pas forcément un problème. Encore faut-il s’accorder en amont.

4/ Simplifier son système

Le risque avec le télétravail : multiplier les outils.

Slack, Trello, Typeform, Airtable, Zappier, Evernote, Notion, Drive, Dropbox, Loom, Microsoft Teams, Skype, Zoom, Facetime, Miro, Keynote, Google Slide, Basecamp, Outlook, Calendly, Google Agenda, Assana, Jira….

Il existe de nombreux outils. Chaque année, de nouveaux encore plus sexy, naissent. Difficile de ne pas être tenter.

Le problème : vous pouvez vite vous perdre et perdre l’information.

Je n’ai pas trouvé le système parfait. Chez Waldo, nous utilisons : Slack, Trello et la Suite Google.

Simplifiez au maximum votre système : peu d’outils, peu de règles.

Si vous tenez à jour un journal régulièrement, si vous avez un outil de communication interne efficace et des règles que tout le monde respecte, alors vous partez sur de bonnes bases.

Les systèmes hybrides : bureau + quelques salariés en télétravail.

Alexis et moi avons travaillé à deux pendant un an et demi. Comme nous étions complémentaires dans nos fonctions, le télétravail ne pût être plus simple. Alexis avait besoin de moi pour avancer et moi de lui. Ainsi, l’information ne pouvait se perdre.

En situation de confinement, nous sommes dans une configuration similaire. Chacun chez soi, nous dépendons les uns des autres pour obtenir l’information. Nous sommes tous interdépendants : nous avons une raison de faire les efforts de communication.

Dans une situation hybride : le risque est d’avoir une minorité exclue.

Dans ce contexte où la majorité des salariés est groupée dans un bâtiment, il me semble illusoire de penser que ces derniers vont faire les efforts nécessaires pour qu’une minorité bénéficie d’une certaine liberté.

Deux options pour rendre ce modèle viable :

  • Option 1 : Avoir le télétravail comme mode d’organisation de référence : mettre en place les outils, les habitudes (journal, règles), réduire le nombre de réunions physiques et rendre les bureaux optionnels.
  • Option 2 : Créer une forme de dépendance en délocalisant des éléments importants de la hiérarchie.

L’objectif : créer un équilibre et réduire les inégalités. Sinon, pourquoi 80% des employés devront s’adapter pour les 20% restants ?

Conclusion : 6 points à retenir pour implémenter le télétravail à long-terme.

  • Le télétravail offre une grande liberté, un mode de vie différent et pas toujours apprécié.
  • Le télétravail entraine un déficit dans la communication et la cohésion d’équipe.
  • Le télétravail repose sur une confiance mutuelle pour permettre aux collaborateurs d’être autonomes.
  • Pour permettre l’autonomie, il faut rendre accessible l’information. Cela demande un effort collectif et mettre en place des habitudes de communication : centraliser l’information, communiquer le plus souvent à l’écrit, créer un journal ou un tableau de bord.
  • Les outils de communication sont essentiels au télétravail. Il est nécessaire de bien s’équiper.
  • Enfin, la liberté peut devenir un problème. Dans ce cas, il faut s’accorder sur des règles d’organisation.

Avez-vous apprécié l’article ?

Si c’est le cas, je vous invite à vous inscrire à ma newsletter. Vous serez notifiés des nouveaux articles sur le blog (+ quelques ressources bonus et exclusives). Jamais de spams ou publicités inutiles, seulement l’essentiel.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *