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J’ai créé +300 présentations Powerpoint en 3 ans, voilà ce que j’aurais aimé savoir avant.

Mon travail est, en partie, de créer des présentations Powerpoint.

  • D’abord pour le Hub Institute (un cabinet de conseil en transformation digitale) : powerpoint des conférences, workshops et des rapports de tendance…
  • Puis, pour Kindai (une agence de communication) : recommandation stratégique, planning éditorial et note d’intention, reporting…
  • Ensuite, pour Waldo (une agence d’influence) : recommandation stratégique, présentation de l’entreprise, présentation de l’offre, livre blanc…
  • Enfin, pour Slidebot (un side-project en indépendant) : création de powerpoint pour des conférence, livre blanc, rapport d’activité, portfolio…

Au total, c’est plus de 300 présentations en entreprise, certaines pour des clients comme E-Leclerc, La Poste, Lego, AirFrance, Allianz…

Si vous êtes régulièrement amené à faire des présentations pour votre entreprise, si vous souhaitez améliorer la lisibilité ou le design de vos présentations, voici 8 apprentissages qui, je l’espère, vous seront utiles.

Les deux principes déterminants pour une présentation powerpoint en entreprise.

Pour commencer, j’aimerais détailler les deux principes suivants :

  1. Les présentations en entreprise sont principalement lues.
  2. Pourquoi diminuer le temps de lecture par diapositive ?

Ces deux principes jouent un rôle important dans la manière de concevoir une présentation.

Principe 1 : En entreprise, les présentations sont (principalement) lues.

Ces répliques vous sont-elles familières ?

En réunion :
“Merci c’était très bien, pourras-tu nous envoyer la présentation ?”

Fin de rendez-vous :
“Merci pour cet échange, comme convenu nous vous enverrons un mail récapitulatif avec notre présentation en PDF.”

Après une conférence :
“Pouvez-vous nous envoyer le support de présentation ?”

Par email :
“Vous trouverez ci-joint notre proposition XYZ”

Suite à un call :
“Je fais suite à nos échanges de ce matin, vous trouverez ci-joint nos études de cas et blablabla…”

Edward Tufte

Edward Tufte est un professeur de statistiques et d’informatique à l’Université Yale. En 2003, il met en évidence que : « PowerPoint est un outil de présentation efficace. Cependant, quand Powerpoint devrait être un supplément à la présentation, il est devenu un substitut à cette dernière ».

Powerpoint permet de créer des supports de présentation, mais aussi une multitude de documents en entreprise (reporting, propal, brochure commerciale, recommandation stratégique, support pédagogique, portfolio, kit media…).

Ces documents sont rarement présentés. Même les supports de présentation ne sont parfois plus présentés…

Quelques fois, vous avez une réunion au préalable où vous avez pu exposer votre projet. Dans de nombreux cas, vous envoyez un email avec “ci-joint” votre présentation.

Celle-ci se balade dans votre entreprise, entre vos collègues, vos supérieurs, chez le client.

Parfois, vous ne verrez jamais le directeur en position de prendre la décision finale. Mais on lui aura, au préalable, transféré une présentation (votre présentation), sur laquelle il basera sa décision.

Dans ces circonstances, la présentation doit pouvoir vivre seule. Ainsi, il ne suffit pas de quelques images et de chiffres clés qui s’enchainent.

Nous ne sommes pas obligés d’adhérer à la vision du professeur Tufte, plutôt pessimiste par rapport à l’utilisation des Powerpoint. En revanche, nous pouvons adaptés notre manière de concevoir les présentations aux usages actuels.

Exemple de diapositive avec des “bullet points”

Par exemple : les listes de points ne sont pas toujours la meilleure solution quand notre présentation doit pouvoir être compréhensible par toute une hiérarchie invisible qui n’a pas le temps de suivre le projet au quotidien.

En admettant que nos présentations sont de plus en plus souvent lues et de moins en moins présentées, nous nous autorisons à redonner du contexte, à construire un argumentaire et un discours logique.

En entreprise, la présentation est devenu un exercice de rédaction. Elle ne se travaille pas comme un article, de part son format. En revanche, la logique, le style et la structure compte.

Le fil doit être clair, le défilement limpide, l’idée principale expliquée simplement. Les points ci-après iront en ce sens.

Principe 2 : Diminuer le temps de lecture par slide.

La lecture n’est pas à la mode. Peu aiment lire et les diapositives riches en texte découragent.

Beaucoup préfèreront sauter quelques pages pour arriver jusqu’à la “slide qui résume tout”

Celle-ci par exemple.
Ou celle-là

La bonne nouvelle : vous avez judicieusement intégré des diapositives avec des schémas faciles à comprendre 😉

La mauvaise : vous n’avez pas envie qu’ils sautent les trois quart de votre présentation.

Pourquoi ?

D’abord, parce que vous n’avez sûrement pas envie de travailler pour rien.

Deuxièmement, parce que le lecteur en question pensera, à tord, qu’il a toutes les clés en main pour prendre une décision.

Malheureusement, pour vous et pour lui, il se méprend.

À la manière d’un élève qui sauterait tous le processus de réflexion pour aller directement à la solution de l’exercice, il aura l’impression d’avoir tout compris et se dira : “inutile d’y passer plus de temps”.

En réalité, il y a peu de chance qu’il ait intégré et compris les idées clés.

Notre problématique : donner envie de lire chaque diapositive, une par une.

Or comme beaucoup détestent lire, il faut diminuer le temps de lecture par diapositive. Dérouler notre argumentaire, petit à petit.

Nous verrons par la suite comment concrètement réduire le temps de lecture par diapositive. Pour le moment, il est bon de garder en tête que : (1) les présentations en entreprise sont majoritairement lues, (2) nous souhaitons diminuer le temps lecture pour améliorer la rétention et la compréhension.

J’ai organisé les apprentissages qui suivront en 2 grandes parties : la narration et le design.

Comment améliorer la narration d’une présentation powerpoint ?

Un très bon film peut facilement durer 2h30, sans vous ennuyer. Pourtant, la chronologie des évènements n’est pas toujours évidente à suivre, les dialogues nombreux, l’action peut mettre du temps à arriver etc.

À l’inverse, certaines vidéos d’entreprises, certains courts métrages sont capables de perdre votre attention en seulement quelques minutes. Il en est de même pour nos diaporamas. Un powerpoint peut être composé de 150 diapositives. La longueur du fichier importe peu. Le plus difficile est de conserver l’attention.

Pour cela, nous pouvons jouer sur deux axes :

  • le design (la forme)
  • et la narration

Si la forme est un élément indéniablement important pour stimuler l’intérêt, le contenu et la narration restent la priorité.

1/ Une seule idée par diapositive

Des études scientifiques sur l’amélioration des powerpoint ont démontré qu’une manière efficace de bonifier une présentation serait d’exprimer une seule idée par diapositive.

Cela peut sembler simple voire évident. Pourtant de nombreux template poussent à organiser et à compiler nos idées en liste de points.

Avis : n’achetez pas ces template. Tout le monde a les même et ils sont moches.

Il est possible que vos idées se composent de plusieurs caractéristiques, plusieurs arguments. Dans ce cas, décomposez cette idée en plusieurs slides.

Tant pis, si le fichier est plus long !

Rappelons-nous simplement que l’attention du lecteur est plus importante que la longueur du document.

Par exemple : la “road infographics” présentée ci-dessus (image précédente) serait plus simple à lire et à parcourir divisée en 6 diapositives.

Comme pour un film, mieux vaut prendre le temps de poser l’intrigue, chaque brique de la narration, avant d’offrir le dénouement.

En présentant seulement une idée par diapositive, nous améliorons considérablement la lecture de notre présentation et à fortiori diminuons le temps de lecture par slide.

Quand les diapositives sont pensées pour s’enchainer facilement : le temps par diapositive diminue, la lisibilité augmente, l’idée principale devient plus claire.

2/ Utiliser l’introduction pour gagner la confiance du lecteur.

Avez-vous déjà vu Jamel Debouze entrer sur scène ? Remarquez-vous quelque chose de particulier ?

L’introduction est un élément crucial dans toute narration (film, dissertation, spectacle, présentation…) Tout le monde le dit, n’est ce pas ?

J’ai souvent entendu dire qu’il fallait aller droit au but, entrer tout de suite dans le vif du sujet pour capter l’attention de l’audience.

Jamel pourrait très bien commencer directement avec une blague, être un peu plus direct dans son approche. Pourtant, ce n’est pas ce qu’il se passe. Jamel préfère prendre son temps : faire quelques pas de danse et observer son public.

1. Quelques pas de danse
2. Connexion avec le public

Alors, pourquoi se donne-t-il tant de mal ?

Lors de son spectacle, une bonne partie de l’audience connait déjà le personnage. Cependant, il est très probable qu’une autre partie des spectateurs se soient fait inviter, soient présents seulement pour accompagner son ou sa partenaire. Ces personnes ne sont pas familières avec l’humour de Jamel.

Or pour que son spectacle soit réussi, Jamel a besoin de l’attention de tout le monde. Il a besoin de gagner la confiance de son public.

“Gagne la foule et tu gagneras ta liberté” – Gladiator

Dans de nombreuses présentations en entreprise, nous nous retrouvons dans la même situation : l’audience ne nous connait pas.

Par exemple, au Hub Institute : je créais des présentations Powerpoint que nous revendions sous forme de rapport de tendances. Je ne connaissais pas en amont le client final. J’avais un portrait robot en tête, mais je ne savais pas exactement qui lirait la présentation.

Aussi, lors d’une conférence ou d’une formation, vous ne savez pas toujours qui sera dans la salle.

Dans ce cas, avant même d’entrer dans le vif du sujet, vous devez créer une connexion avec l’audience. Elle doit avoir envie de vous écouter, elle doit vous faire confiance.

Comment ?

Votre introduction doit vous rendre sympathique. La sympathie amène la confiance. (source)

Joe Girard – Le plus grand vendeur de voiture de tous les temps.

Si vous ne pouvez pas faire quelques pas de danse, car votre présentation ne sera jamais présentée ou que le contexte ne s’y prête pas, vous pouvez utiliser l’humour, la sincérité (se montrer vulnérable).

Extrait de mon guide : Le SEO expliqué simplement (Bientôt disponible)
Extrait de mon guide : Le SEO expliqué simplement (Bientôt disponible)

Cette diapositive est simple (et pas vraiment drôle). Cependant, elle donne deux informations implicites :

  1. je descends d’une posture d’autorité pour me mettre au même niveau que l’audience.
  2. par la photo, je me dévoile un peu plus : cela permet de gagner en proximité avec l’audience.

La blague n’a pas besoin d’être parfaite. Elle n’a même pas besoin d’être drôle. L’idée est de faire clin d’oeil, de montrer que l’on est pareil, que l’on se ressemble, que nous sommes ensemble.

presentation powerpoint blague

Ces petites attentions jouent un grand rôle dans la narration. Vous êtes le héros de votre présentation, de vos idées. Et personne n’a envie de suivre un héros qui n’a pas l’air sympathique. Une anecdote ou une blague en introduction est l’équivalent de quelques pas de danse. Une danse, ça vous rend vulnérable, ça vous rend sympathique, ça vous donne la confiance du public. Trouvez les quelques pas de danse qui feront du bien à votre présentation. 😉

3/ Utiliser des connecteurs logiques entre chaque slide

défiler la présentation

Un défilement fluide demande un lien logique entre chaque diapositive.

Pour cela, utilisez régulièrement des connecteurs logique comme : “Et”, “Ainsi”, “Donc”, “Pourtant”, “Cependant”.

Vous pouvez même utiliser une slide entière pour placer votre connecteur logique.

connecteur logique powerpoint

“Est-ce que ça ne va pas casser le rythme lors de la présentation ?”

Certainement et ce n’est pas grave ! Au contraire, cela permet de récupérer l’attention de l’audience.

connecteur logique powerpoint
connecteur logique presentation powerpoint

Utiliser des connecteurs logiques entre chaque diapositive améliore grandement la lisibilité de notre présentation.

Présentation Powerpoint : Améliorer la forme et le design.

1/ Écrire gros

Nous ne voulons pas que nos lecteurs soient le nez sur leur écran pour essayer de déchiffrer ce que l’on a écrit.

écrire gros gif

Choisissez une taille de police >30. Cela aura pour effet de vous éviter d’écrire trop de texte et améliorera la visibilité.

Il est conseillé d’utiliser seulement deux polices d’écritures et deux tailles de polices différentes par diaporama : une pour les titres, une pour le corps. (source)

Je nuancerai la restriction du nombre de police d’écriture dans la suite de l’article. En revanche, conserver seulement deux tailles de police (titre et corps) aident grandement à la cohérence et la lisibilité.

2/ Ne pas avoir peur du vide.

Si un élément est important, donnez lui de l’espace.

fondation lvmh
Photo prise à la fondation LVMH – (C’est peut-être exagéré ici 🙄)

Si vous souhaitez qu’un texte soit lu, faites en sorte qu’il le soit : n’hésitez pas à monopoliser une diapositive entière à ce propos. Voici un exemple :

Par ailleurs, le cinéma nous avait déjà montré la voie. (Ce n’est pas un mauvaise idée de s’inspirer des films pour vos idées de composition.)

Encore Pulp Fiction

Il en est de même pour les images. Combien de fois avez-vous entendu la citation : “une image vaut mille mots” ? Si c’est le cas, alors laissez la s’exprimer.

Livre blanc – Tendances de l’influence 2019 – Waldo

D’autre part, cela aide toujours à réduire le temps de lecture par diapositive 😏

3/ Mettre en forme le texte selon l’intonation.

Comme nos présentations sont souvent lues et de moins en moins présentées, il est important d’intégrer explicitement le message, le discours au sein du powerpoint.

Deux problèmes :

  • le texte ne remplace pas le dynamisme d’un bon orateur
  • trop de texte tue une présentation

Alors, comment intégrer le texte naturellement dans une présentation ?

Pour cela, j’aime m’inspirer des vidéos Facebook. Ce sont d’excellentes petites présentations.

Puisque les vidéos Facebook sont souvent regardées sans le son, les médias ont petit à petit remplacé le présentateur par du texte.

Pour les variation et l’intonation : ils utilisent la mise en forme.

Les emphases sont marquées par un texte plus gros ou par un texte en couleur.

Un discours plat et monotone est marqué par de simple sous-titres.

Vous pouvez faire de même dans vos présentations. Variez la mise en forme de votre texte : jouez avec la taille, avec l’épaisseur, avec les couleurs, avec les combinaisons.

Extrait de mon guide : Le SEO expliqué simplement (Bientôt disponible)
Extrait de mon guide : Le SEO expliqué simplement (Bientôt disponible)

4/ Utilisez des combinaisons de polices et de couleurs originales

Je ne suis pas un expert en graphic design et je n’utilise pas de template pour créer mes présentations. Je n’aime pas ça.

Cependant, après un séjour en agence de communication, j’ai pris conscience de l’importance de la forme.

La forme soutient le fond et permet une compréhension plus facile de nos idées.

Pour améliorer mes designs, je commence avec 2 éléments faciles à mettre en place :

  • des polices d’écriture originales
  • et des couleurs originales

Par chance, il existe de nombreux outils qui nous facilitent la vie.

Les combinaisons de polices d’écriture pour améliorer le design de vos powerpoint.

Vous avez besoin de 3 polices maximum : pour les titres, les sous-titres (facultatif), le corps.

Dans la plupart des cas deux polices suffiront.

Pour trouver des paires, vous pouvez vous rendre sur Pinterest et cherchez “Font combinations”

Pinterest – combinaison de fonts

Canva propose aussi un outil pour trouver des typographies originales par paire, simple et pratique. Je vous le recommande.

canva font combinations outil typographique pour présentation powerpoint
Outil de combinaison de typographies par Canva
canva font combinations outil typographique pour présentation powerpoint exemple
Outil de combinaison de typographie par Canva – Exemple

Si vous cherchez plutôt un outil avec trois polices d’écritures, privilégiez alors Fontjoy

fontjoy outil de combinaison de police d'écriture
Fontjoy.com

J’ai dit précédemment que je nuancerai l’utilisation de seulement deux polices d’écriture par diaporama.

En effet, j’aime dans mes présentations utiliser un style dialectique pour lever les interrogations. La dialectique signifie simplement créer des dialogues afin de développer l’idée générale.

C’est une mécanique est utilisée par les journalistes. Par exemple : lorsqu’un présentateur joue le rôle de l’audience et pose les questions épineuses au reporter ou à l’expert présent sur le plateau.

Dans ce cas précis, j’aime utiliser une troisième police pour marquer les questions, comme si elles étaient posées par une autre personne.

Souvent avec une police manuscrite que je n’ai encore jamais utilisé.

Par ailleurs, j’utilise aussi ce procédé dans mes articles. J’ai l’impression que cela apporte du dynamisme et permet de développer un argumentaire plus complet.

Les combinaisons de couleurs pour améliorer le design de vos powerpoint.

Le seul outil que j’utilise est colorhunt.co

outils palette de couleurs pour améliorer le design de vos powerpoint
Colorhunt.co – palettes de couleurs

Colorhunt propose des palettes de couleurs vraiment originales et dans l’air du temps.

Pourquoi, selon moi, colorhunt est le meilleur outil dans son domaine ?

Pour deux raisons principales : (1) l’outil est extrêmement simple et intuitif, (2) les palettes sont mises à jour, tous les jours, par des designers expérimentés.

Quand vous cliquez sur une palette, vous pouvez très facilement copier / coller les codes couleurs.

Les couleurs sont ordonnées de haut en bas par ordre d’importance. Dans cet exemple, le jaune et le orange seront les couleurs les plus utilisées, quand le violet servira d’exception.

Vous allez me dire : “je ne vais quand même pas écrire partout en jaune”.

Vous avez raison.

C’est pourquoi le noir et le blanc serviront toujours à équilibrer vos palettes.

Les palettes sont là pour vous aider. Ensuite, à vous de jouer avec.

5/ Relire son powerpoint : la checklist du designer

À la fin de chaque présentation, vous devez relire et faire attention à la fois au fond et à la forme. Concernant la forme, pensez à regarder les éléments suivants :

  • la cohérence : polices d’écriture identiques du début à la fin, couleurs identiques du début à la fin, taille des polices identiques du début à la fin…
  • la proximité : les éléments du même type vont ensemble (les textes avec les textes, images avec les images…)
  • les espaces : votre texte est vos images ne doivent pas étouffer. Vous avez de l’espace en haut et en bas, ainsi que sur les côtés.
  • la symétrie : vous êtes centrés, vous avez les mêmes espaces aux extrémités.
  • les alignements : vos textes, logos, formes, images sont alignés.

Si vous faites attention à ces 5 éléments sur toutes vos diapositives, vous éliminerez la plupart des erreurs possibles.

En résumé :

Powerpoint est de plus en plus utilisé pour créer des documents divers (reporting, brochure, proposition budgétaire…) qui n’ont pas toujours vocation à être présenté. Ainsi, les présentations en entreprises sont principalement lues.

Par conséquent, nous devons adapter nos créations aux usages. Par exemple, avec quelques règles de narration pour facilité la lisibilité de votre document :

  • Travailler l’introduction pour vous rendre sympathique et gagner l’attention du lecteur.
  • Utiliser la mise en forme pour remplacer l’intonation.
  • Faire attention à utiliser des connecteurs logiques entre chaque diapositive

Pour maximiser le taux de complétion et de compréhension, il est utile de diminuer le temps de lecture par diapositive.

En ce sens, vous pouvez :

  • Allouer une seule idée par diapositive
  • Ecrire plus gros
  • Donner de l’espace à vos éléments importants

Autres points à ne pas négliger : les illustrations et le design. Ces éléments permettent de stimuler l’intérêt. Pour améliorer facilement le design de vos présentations, commencez par :

  • Utiliser des duos de polices d’écritures originales
  • Utiliser des combinaisons de couleurs originales
  • Faites attention à la cohérence, l’alignement, la symétrie, la proximité et les espaces.

Enfin, si vous ne souhaitez plus passer des heures sur vos présentations, si vous préférez vous concentrer sur les idées plutôt qu’à les mettre en forme, vous pouvez toujours déléguer cette tâche à un organisme spécialisé comme une agence powerpoint ou Slidebot 😉

Pour aller plus loin

Voici 2 livres intéressants :

  1. The Official TED Guide to Public Speaking – Chris Anderson | Mon livre préféré sur la prise de parole en public.
  2. Save the cat – Blake Snyder | Mon livre préféré sur le Storytelling. Attention, vous ne regardez plus jamais vos films de la même manière.

5 replies on “J’ai créé +300 présentations Powerpoint en 3 ans, voilà ce que j’aurais aimé savoir avant.”

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